会社とはどういうモノか間を飛ばす
仕事ではホウレンソウを守ることが初歩といわれています。報告・連絡・相談のことです。しかし、中小企業ではホウレンソウは実践されないこともよくあります。
そもそも、仕事の依頼をするときに、正規のルートで来ることはあまりありません。担当者間でやりとりしてしまったり、ある部署の部長クラスの人から直接、別の部署の担当者に連絡があったりして、担当者は断れずに引き受けてしまい、上司の知らないところで仕事が勝手に動いてしまうことは、よくあることです。
このように職階制が正しく機能しないのは、上長が部下の仕事の進捗をしっかりと把握する気がないからです。
なぜ把握する気がないのかというと、自分の仕事が忙しいので、一々自分を通されるのが煩わしいからです。また、仕事の中には担当者レベルで解決するだけでいいような、簡単なものも数多くあります。それらを逐一上司が受けて部下に振る…という流れを守ることは、実際のところ、人数の少ない中小企業ではあまり意味のないことではあります。
なぜならば、その仕事を誰に割り振るかということを考えるまでもなく、担当者は特定の人しかいない状況だからです。もちろん、部下の仕事量を把握していなければ、本来の仕事が遅れてしまい、残業が増えてしまうのは問題です。しかし、中小企業はそういうところがいい加減で、残業は特に確認しなくてもそのまま認めてしまうことも少なくありません。これも大きな問題ではあるのですが、単純ですぐに終わる小さい仕事の場合には、直接担当者間でやりとりすることを認めることは一般的です。
より大きな問題は、この直接担当者間でやりとりする仕事を、どこまで認めるかという線引きが曖昧だということです。その結果、上司は面倒なことを避け、部下の裁量で仕事を勧めることを黙認するのです。
間を飛ばすことで問題が発生するパターン
このような「間を飛ばす」仕事の流れは、軽微なものであれば問題ありませんが、時に大きな負担になります。それは以下の2つです。
- カネの発生する事案を頼まれた場合
- 時間のかかる事案を頼まれた場合
カネの発生する事案を頼まれた場合
例えば、「コンピュータが足りないので購入してほしい」という依頼を受けた場合を考えます。コンピュータを購入するということは、カネがかかるということです。しかし、裁量権が与えられていない場合、あなたは上司に伝えることになります。残念ながら多くの場合、直接該当部署の上長から依頼がなければ、あなたの上司はとりあってくれません。あなたは、依頼人から文句を言われ続けることになってしまいます。
こういう場合、あなたは依頼人に対して、「カネのかかる案件は上長の了解がなければ進めることができない。依頼の件は相談してみたけれど、受け入れられなかった。どうしても必要であれば、そちらの上司からうちの上司に直接かけあってもらいたい」と伝えることです。
このように、自分の力だけで勝手に進められない案件を依頼された場合には、自分には裁量権がないことをはっきりと伝えましょう。本当に必要なことであれば、その部署の依頼として、上司同士で話し合うようにしてもらわなければなりません。
時間のかかる事案を頼まれた場合
あなたの裁量で達成できる仕事を依頼された場合でも、その仕事にかかる時間が多く、かなりの負担を強いられる場合には、あなたがそれでもその仕事をうまく処理できるのであればいいのですが、そうでない場合には、断るか、本当に空き時間にやるだけにして完成はだいぶ先になることを伝えるか、仕事として本当にやってほしいならば上長同士で話をするように伝えましょう。
以上のように、「間を飛ばして」仕事を行うことは日常的によくあります。しかし、本来そのような仕事の流れは、職階制を無視したものです。したがって、このようなやり方を認めてしまうと、それは会社に混乱を招き、無駄なコストを発生させることになります。